MAKALAH
PROSES
PERENCANAAN
Dosen Pengampu : Dra. Sumarsih
Disusun
Oleh :
1.
Novita
Prahastiwi (12809134038)
2.
Tria
Irawati (128091340)
D3 AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA
2013
BAB
I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang Masalah
Dikehidupan
yang modern ini banyak sekali berkembang perusahaan-perusahaan dan organisasi,
yang semuanya berlomba untuk menghasilkan barang atau suatu yang bermanfaat dan
menarik orang banyak. Persaiangan itu tidak hanya dengan organisasi dalam
negeri tentunya, melainkan dengan ekstern juga.
Dan
untuk mendapatkan hasil yang maksimal dibutuhkan manajemen yang baik dan matang,
namun yang paling utama ialah proses perencanaannya. Seperti yang kita tahu
dalam manajemen tidah hanya ada perencanaan, melainkan perlu juga
pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan. Tetapi pada kenyataannya
perencanaan memegang peranan lebih dibanding fungsi manajemen lainnya, karena
fungsi lainnya hanya melaksanakan keputusan dari perencanaan sebelumnya.
Karena
pentingnya proses perencanaan dalam manajemen, maka kesempatan ini kita akan
membahas mengenai proses perencanaan. Yang nanti kita akan membahas mengenai
pengertian, alasan perlunya perencanaan, hubungan dengan fungsi lain, tipe
perencanaan dan lain-lain.
B.
Rumusan
Masalah
1. Apakah
yang dimaksud dengan perencanaan?
2. Apakah
alasan perlunya perencanaan?
3. Apakah
hubungan antara perencanaan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya?
4. Apa
saja tipe-tipe perencanaan dan rencana?
5. Apa
yang dimaksud dengan proses perencanaan strategik?
6. Apa
saja hambatan-hambatan proses perencanaan?
7. Bagaimanakah
cara agar perencanaan dapat dibuat lebih efektif?
C.
Tujuan
1. Untuk
mengetahui apa yang dimaksud dengan perencanaan.
2. Untuk
mengetahui alasan perlunya perencanaan.
3. Untuk
mengetahui hubungan antara perencanaan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya.
4. Untuk
mengetahui tipe-tipe perencanaan dan rencana.
5. Untuk
mengetahui proses perencanaan strategik.
6. Untuk
mengetahui hambatan-hambatan proses perencanaan.
7.
Untuk mengetahui cara
agar perencanaan dapat dibuat lebih efektif.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Pengertian
Perencanaan
Perencanaan
adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus
dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa. Perencanaan yang baik dapat dicapai
dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dimana perencanaan
dan kegiatan yang diputuskan akan dilaksanakan. Dan pertanggungjawaban dalam
perencanaan tergantung pada besar dan tujuan organisasi serta fungsi atau
kegiatan khusus manajer. Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan
keputusan, proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk
memecahkan suatu masalah tertentu.
Tahap-
tahap dasar dalam perencanaan, antara lain:
Tahap 1: Menetapkan
tujuan dengan serangkaian tujuan.
Tahap 2: Merumuskan
keadaan saat ini.
Tahap 3:
Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
Tahap 4: Mengembangkan
rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
B.
Alasan-Alasan
Perlunya Perencanaan
Tujuan
utama perencanaan adalah melihat bahwa program dan penemuan sekarang dapat
digunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan di waktu akan
datang. Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, agar manajemen tidak hanya akan
bereaksi terhadap lingkungannya, tapi aktif menjadi peserta dalam dunia usaha.
Alasan
perlunya perencanaan ialah:
1. Untuk
mencapai protective benefits yang
dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan
keputusan.
2. Untuk
mencapai positive benefits dalam
bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.
Manfaat
perencanaan, antara lain:
a. Membantu
manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
b. Membantu
dalam kristalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama.
c. Memungkinkan
manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.
d. Membantu
penempatan tanggung jawab lebih tepat dan memberikan cara pemberian perintah
untuk beroperasi.
e. Memudahkan
dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.
f. Membuat
tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami.
g. Meminimumkan
pekerjaan yang tidak pasti serta menghemat waktu, usaha dan dana.
Kelemahan
perencanaan, antara lain:
a) Pekerjaan
yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.
b) Perencanaan
cenderung menunda kegiatan dan mungkin terlalu membatasi manajemen untuk
berinisiatif serta berinovasi.
c) Kadang-kadang
hasil yang paling baik didapatkan oleh penyelesaian situasi individual dan
penanganan setiap masalah pada saat masalah itu terjadi.
d) Ada
rencana-rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten.
C.
Hubungan
Perencanaan dengan Fungsi-Fungsi Manajemen lainnya.
Pengorganisasian
dan Penyusunan Personalia
Pengorganisasian
adalah proses pengaturan kerja bersama sumberdaya keuangan, fisik dan manusia
dalam organisasi. Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana
menggunakan sumberdaya-sumberdaya tersebut untuk mencapai efektivitas paling
tinggi.
Pengarahan
Pengarahan
erat dengan perencanaan, karena perencanaan menentukan kombinasi yang paling
baik dari faktor-faktor, kekuatan, sumberdaya dan hubungan yang diperlukan
untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan. Fungsi pengarahan meliputi penerapan
unsur-unsur tersebut menjadi pengaruh.
Pengawasan
Pengawasan penting
sebagai produk perencanaan efektif, karena pengawasan bertindak sebagai
kriteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana.
D.
Tipe-Tipe
Perencanaan dan Rencana
Lima
dasar pengklasifikasian rencana-rencana, antaranya:
1. Bidang
fungsional
2. Tingkatan
organisasional
3. Karakteristik-karakteristik
(sifat) rencana
4. Waktu
5. Unsur-unsur
rencana
Tipe
utama rencana:
a. Rencana-rencana
strategik (strategic plans):
dirancang untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas serta
mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi.
b. Rencana-rencana
operasional (operational plans): penguraian
secara lebih rinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai.
Tipe
rencana-rencana operasional:
a. Rencana
sekali pakai (single use plans):
untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah
tercapai. Tipe-tipe rencana sekali pakai adalah program, proyek dan anggaran.
b. Rencana
tetap (standing plans): untuk penanganan
situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang. Wujud umum
dari rencana tetap antaranya kebijaksanaan, prosedur standar dan aturan.
Faktor
waktu dan perencanaan berpengaruh dalam:
1. Untuk
melaksanakan perencanaan efektif.
2. Untuk
melanjutkan setiap langkah perencanaan tanpa informasi lengkap tentang
variabel-variabel dan alternatif-alternatif.
3. Perlunya
pertimbangan jumlah waktu.
Perencanaan berdasarkan
waktu ada:
-
Rencana jangka pendek (short-range plans): mencakup beberapa
rencana dari satu hari sampai satu tahun.
-
Rencana jangka menengah
(mediate-range plans): memiliki
rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun.
-
Rencana jangka panjang
(long-range plans): kegiatan-kegiatan
selama 2-5 tahun, dengan beberapa rencana yang diproyeksikan sampai 25 tahun
atau lebih.
E.
Proses
Perencanaan Strategik
Manajemen strategik merupakan penetapan
serangkaian keputusan dan kegiatan dalam perumusan dan implementasi
strategi-strategi yang dirancang untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.
Pentingnya perencanaan
strategik, karena:
-
Kenaikan tingkat
perubahan teknologi.
-
Pertumbuhan
kompleksitas pekerjaan manajerial.
-
Peningkatan
kompleksitas lingkungan eksternal.
-
Semakin panjangnya
tenggang waktu antara keputusan-keputusan sekarang dan hasil-hasil di waktu
yang akan datang.
Langkah-langkah
proses penyusunan strategik:
1. Penentuan
misi dan tujuan. Penentuan misi dan tujuan merupakan tugas utama bagi manajer
puncak
2. Pengembangan
profil perusahaan. Langkah ini dilakukan dengan mengidentifikasikan
tujuan-tujuan dan strategi yang ada.
3. Analisa
lingkungan eksternal yang berarti untuk mengidentifikasikan cara-cara dalam
perubahan lingkungan ekonomi, teknologi sosial/budaya dan politik.
4. Analisa
internal perusahaan – kekuatan dan kelemahan organisasi. Tujuan proses analisa
internal di atas adalah untuk mengidentifikasikan kekuatan-kekuatan dan
kelemahan-kelemahan strategik yang penting bagi perusahaan.
5. Identifikasi
kesempatan dan ancaman strategi. Kesempatan dan ancaman dapat ditimbulkan faktor
perkembangan teknologi, perubahan
kondisi pasar, perubahan politik atau perilaku konsumen.
6. Pembuatan
keputusan strategik.
7. Pengembangan
strategi perusahaan.
8. Implementasi
strategi, yakni peletakan strategi menjadi kegiatan.
9. Peninjauan
kembali dan evaluasi (strategic control).
Setelah strategi diimplementasikan, manajer
perlu menilai apakah organisasi berjalan ke arah tujuan yang telah
ditetapkan atau tidak.
Kebaikan rencana
strategik
a) Memberikan
pedoman yang konsisten bagi kegiatan-kegiatan organisasi.
b) Membantu
manajer mengantisipasi masalah-masalah sebelum timbul dan menanganinya sebelum
menjadi lebih berat.
c)
Membantu para manajer
dalam pembuatan keputusan.
d) Meminimumkan
kemungkinan kesalahan, karena tujuan atau sasaran dan strategi dirumuskan
dengan sangat cermat.
Kelemahan
rencana strategik
a. Memerlukan
investasi dalam waktu, uang dan orang yang cukup besar.
b. Perlunya
penetapan dan pemeliharaan suatu sistem.
c. Membatasi
organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas risiko.
F.
Hambatan-Hambatan
Perencanaan Efektif
Manajer yang tidak dapat menetapkan
tujuan yang cukup berarti tidak akan
mampu membuat rencana-rencana efektif. Ada sejumlah alasan mengapa banyak
manajer ragu-ragu atau gagal menetapkan tujuan dan mmbuat rencana bagi
organisasi atau kelompok, hal ini disebabkan:
1.
Kurang pengetahuan
tentang organisasi, yang menyebabkan para manajer tidak dapat menetapkan tujuan
tanpa mengetahui tentang pekerjaan secara keseluruhan.
2. Kurang
pengetahuan tentang lingkungan, sehingga para manajer sering kurang memahami
lingkungan eksternal organisasi, sehingga menjadi bingung tentang arah yang
diambil dan enggan menetapkan tujuan pasti.
3. Ketidakmampuan
melakukan peramalan kerja secara efektif,
karena rencana dibuat tidak hanya berdasar pengalaman masa lalu, tetapi
juga peramalan kondisi-kondisi yang akan datang.
4. Kesulitan
perencanaan operasi-operasi yang tidak berulang.
5. Biaya,
dikarenakan perencanaan memerlukan banyak biaya penggunaan sumber daya
keuangan, fisik dan manusia
6. Takut
gagal, tidak sedikit para manajer sering memandang kegagalan sebagai ancaman
terhadap keamanan jabatannya dan ini membuat manajer enggan mengambil risiko.
7. Kurang
percaya diri, oleh karena itu para manajer harus merasa bahwa mereka dan
kelompok kerjanya mempunyai kemampuan untuk
mencapai tujuan-tujuan tersebut.
8. Ketidaksediaan
untuk menyingkirkan tujuan-tujuan alternatif, ini karena para manajer sulit
menerima kenyataan bahwa mereka tidak dapat mencapai semua hal yang penting
baginya.
G.
Kriteria
Penilaian Efektifvitas Rencana
Beberapa kriteria dapat digunakan untuk
menilai efektivitas perencanaan, yaitu mencakup:
1.
Kegunaan. Agar berguna
bagi manajemen suatu rencana harus fleksibel, stabil, berkesinambungan dan
sederhana.
2. Ketetapan
dan objektivitas. Keputusan dan kegiatan manajemen hanya efektif bila
didasarkan atas informasi yang tepat. Perencanaan juga harus didasarkan atas
pemikiran yang realistik dan fakta-fakta yang sebenarnya tentang persyaratan
yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Agar tercapai perencanaan tersebut
proses penyusunan harus didasarkan atas pemikiran yang objektif
3. Ruang
lingkup. Perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan, kepaduan
dan konsistensi.
4. Efektivitas
biaya. Salah satu pedoman penting dalam perencanaan, jangan melakukan
perencanaan bila hasil-hasil meningkatkan penghasilan atau mengurangi biaya
lebih kecil daripada biaya perencanaan dan implementasinya.
5. Akuntabilitas
dan ketepatan waktu. Ada dua aspek akuntabilitas perencanaan, pertama tanggung
jawab atas pelaksanaan perencanaan dan kedua tanggung jawab atas implementasi
rencana.
6. Ketepatan
waktu. Berbagai perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan
rencana tidak tepat atau sesuai untuk berbagai perbedaan waktu.
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Proses
perencanaan sangat penting dilakukan oleh manajer. Perencanaan sendiri berarti
pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan apa yang harus dilakukan, kapan,
bagaimana dan oleh siapa. Perencanaan adalah suatu proses yang tidak berakhir
bila rencana tersebut telah diterapkan, rencana harus di implementasikan dan
memerlukan modifikasi agar tetap berguna. Salah satu maksud utama perencanaan
adalah melihat bahwa program dan penemuan-penemuan sekarang dapat dipergunakan
untuk mentingkatkan tujuan di waktu yang akan datang. Meskipun proses dasar
perencanaan adalah sama bagi setiap manajer, tetapi dalam praktik perencanaan
dapat mengambil dalam berbagai bentuk.
B. Saran
Manajer
perlu melakukan proses perencanaan dalam sebuah perusahaan secara mendasar, agar perusahaan dapat berjalan
dengan baik, dapat berkembang, dan dapat memperkirakan yang terjadi di masa
depan. Dengan diketahuinya cara kerja yang efektif dan efisien akan membantu terwujudnya tujuan perusahaan yang
ingin dicapai.
Daftar
Pustaka
T.
Hani Handoko. 1995. Manajemen.
Yogyakarta: BPFE-Yogyakarta.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar